代理店やパートナー企業の担当者など、Jicooのアカウントを持たない社外の方を交えて、お客様との日程を決める方法をご紹介します。
次のような場面でご利用いただけます。
代理店経由の商談に、自社の営業担当とエンジニアが同席する
パートナー企業の担当者と自社の担当者が、そろってお客様と打ち合わせをする
人材紹介会社の担当者を交えて、求職者との面談日程を決める
この記事では、Jicooを使う自社のメンバーを「社内の担当者」、アカウントを持たない代理店・パートナー企業の方を「社外の担当者」と呼びます。
どの方法を選ぶか
社外の担当者が、自分の対応できる日時を出せば足りる → 方法1
案件ごとに、お客様に見せる候補を絞りたい → 方法2
全員に都合を聞いてから、最後に主催者が決めたい → 方法3
方法1：社外の担当者の空き日時に合わせて予約を受け付ける（Jicooコネクト）
社外の担当者と社内の担当者の両方が空いている日時だけを、お客様に表示できます。お客様が日時を選んだ時点で予約が確定するため、仮の予定を入れる必要はありません。
社外の担当者は、Jicooのアカウント登録やカレンダー連携をしなくても空き日時を入力できます
お客様が日時を選ぶと予約が確定し、社内の担当者・社外の担当者・お客様に通知が届きます。改めて確定する操作は不要です
手順
サービス連携＞Jicooコネクトで「接続する」をクリックし、Jicooコネクトを有効にします
社外の担当者を外部接続メンバーとして招待します。社外の担当者に「予約受付スケジュール入力のお願い」のメールが届きます
社外の担当者が、メールのリンクから対応できる日時を入力します（カレンダーを接続して自動で入力することもできます）
外部接続メンバー一覧から社外の担当者の予約ページを開き、編集画面の「メンバー」に社内の担当者を追加して保存します
予約ページのURLをお客様に送ります
この方法でできないこと
社外の担当者が、社内の担当者の空き日時を見て候補を選ぶことはできません。社外の担当者の入力画面には、社外の担当者自身の日時だけが表示されます
社外の担当者が入力した日時は、その方のすべての予約ページに共通で使われます。同じ社外の担当者が、案件ごとに違う候補をお客様に出すことはできません。案件ごとに候補を変えたい場合は、方法2をご利用ください
ご注意
社外の担当者が入力を保存し直すと、それまでの入力は置き換わります。保存する前に、必要な日時がすべて選ばれているかをご確認ください
外部接続メンバーはシート数に含まれません。使えるプランと接続できる人数は「プラン別の機能一覧」をご覧ください
方法2：候補を絞ってお客様に送る（1回限りのミーティング）
社内の担当者が社外の担当者から都合のよい日時を聞き、その候補だけで1回限りのミーティングを作ってお客様に送る方法です。案件ごとに候補を変えられます。
お客様には、選んだ候補だけが表示されます。1つ選ぶと予約が確定し、URLは使えなくなります
「仮予定を入れる」を使うと、候補の日時を社内の担当者のカレンダーに仮で押さえられます。予約が確定すると、残りの仮予定は自動で削除されます
社外の担当者から候補を聞く工程は、メールなどJicooの外で行います
方法3：全員に順番に都合を聞く（日程投票）
日程投票の「共有方法の設定」で「メールで共有」を選び、「メールの送信順」を「順番を指定」にすると、社外の担当者、お客様の順に投票の依頼を送れます。全員の投票が終わったら、主催者が投票結果を見て日程を確定します。
次の人にもすべての候補が表示されます
お客様の画面は投票の形式になります
できないこと
「社外の担当者が社内の担当者の候補から数件を選んでお客様に渡し、お客様が選んだ時点で確定する」という流れを、1つの機能で行うことは現在できません。