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担当者の受付上限機能とは

担当者の受付上限とは

担当者の受付上限とは、担当者自動割当(ラウンドロビン・割当リスト)が有効な予約ページにおいて、受付時間・受付回数の上限に達したメンバーを担当者への割当から除外する機能です。担当者自動割当を使っていない通常の予約ページ(1人運用など)は対象外です。

  • 担当者の稼働の平準化

    • 特定メンバーへの予約の偏りを防ぐことができます

  • 運用ルールの一元化

    • 個人ごと・グループごと・チーム全体に同じルールをまとめて適用することができます

担当者の受付上限機能は、Businessプランでご利用いただけます。

また、担当者の受付上限の設定はチームの管理者またはオーナー権限のユーザーのみ行えます。

機能概要

  • 制限対象:「予約ページ」「カレンダー」

    • 「予約ページ」・・・任意の予約ページ、または全ての予約ページを制限対象として設定できます

    • 「カレンダー」・・・カレンダーに「任意のキーワードを含む」場合、また「任意のキーワードを含まない」場合 を制限対象として設定できます
      ​

  • 適用範囲:「メンバーごと」「グループごと」「チーム全体」

    • 「メンバーごと」・・・選択したメンバーが受付上限の制限対象になります

    • 「グループごと」・・・選択したグループのメンバーが受付上限の制限対象になります

    • 「チーム全体」・・・チームのすべてのメンバーが受付上限の制限対象になります
      ​

  • 受付回数制限:「1日あたり」「1週あたり」「1カ月あたり」

    • 「1日あたり」・・・1日あたりの受付回数の上限を設定できます

    • 「1週あたり」・・・1週あたりの受付回数の上限を設定できます

    • 「1カ月あたり」・・・1カ月あたりの受付回数の上限を設定できます
      ​

  • 受付時間上限:「1日あたり」「1週あたり」「1カ月あたり」

    • 「1日あたり」・・・1日あたりの受付時間の上限(単位/ 分)を設定できます

    • 「1週あたり」・・・1週あたりの受付時間の上限(単位/ 分)を設定できます

    • 「1カ月あたり」・・・1カ月あたりの受付時間の上限(単位/ 分)を設定できます

担当者の受付上限を設定する

担当者の受付上限は以下の手順で設定できます。

担当者の受付上限の作成

  1. チーム設定>制約を開きます
    ​こちらのリンクからもアクセスできます
    ​

  2. 担当者の受付上限で [ ルールを作成する ] をクリックします
    ​

  3. 担当者の受付上限のタイトルを入力します
    ​

  4. 制限対象の指定方法で [ 予約ページ ] または [ カレンダー ] を選択します
    ​


    ​ [ 予約ページ ] を選択した場合
    担当者自動割当が有効な予約ページを選択できます。予約ページは複数選択が可能です。
    ​


    ​ [ カレンダー ] を選択した場合
    カレンダーの予定のうち、タイトルが条件に合う予定が、受付回数・受付時間として数えられます。Jicooで入った予約に限らず、カレンダーにある予定が対象です。条件の複数設定が可能です。
    ​
    ●カレンダー予定のタイトルに「面談」を「含む」場合を制限対象とする場合
    ​


    →タイトルに「面談」を含む予定が数えられます。たとえば受付回数を1日あたり5件にした場合、その日に「面談」を含む予定が5件あると、そのメンバーはその日の割当の対象から外れます。「面談」を含まない予定は数えられません。


    ●カレンダー予定のタイトルに「ミーティング」を「含まない」場合を制限対象とする場合
    ​


    →タイトルに「ミーティング」を含まない予定が、すべて数えられます。社内の打ち合わせや私用の予定なども数えられるため、Jicooの予約が上限に達していなくても、割当の対象から外れることがあります。Jicooの予約だけを数えたい場合は、制限対象を「予約ページ」にしてください。

    ※「カレンダー」を制限対象にしたルールでは、「予定を確認するカレンダー」を1つも設定していないメンバーは、割当の対象から外れます。

  5. 適用範囲に [ メンバーごと ] [ グループごと ] [ チーム全体 ] のいずれかを選択します
    ​

  6. 受付回数制限・受付時間制限を設定します
    ​


    ​

  7. [ 保存 ] をクリックすると、担当者の受付上限が保存されます。これで設定は完了です。
    ​

担当者の受付上限を編集する・削除する

担当者の受付上限の編集・削除は以下の手順で行えます。

担当者の受付上限の編集

  1. チーム設定>制約を開きます
    ​こちらのリンクからもアクセスできます
    ​

  2. 編集したい担当者の受付上限ルールの [︙] をクリックし [ 編集 ] を選択します
    ​

    ​

  3. 内容を編集し [ 保存 ] をクリックすると、担当者の受付上限が更新されます
    ​

担当者の受付上限の削除

  1. チーム設定>制約を開きます
    ​こちらのリンクからもアクセスできます
    ​

  2. 削除したい担当者の受付上限ルールの [︙] をクリックし [ 削除 ] を選択します
    ​

  3. 削除の確認のダイアログで [ 削除 ] をクリックします
    ​

    ​

  4. 担当者の受付上限ルールが削除されます
    ​

特定のメンバーを一時的に割当の対象外にしたいとき

特定のメンバーを一時的に担当者の割当から外したい場合は、適用範囲を「メンバーごと」にしてそのメンバーを選び、受付時間の上限(1日あたり)を1分にします(0分では保存できません)。制限対象には、対象にしたい予約ページ(またはすべての予約ページ)を選びます。期間が終わったら、ルールを削除するか、元の値に戻してください。

時短勤務のメンバーには、受付回数や受付時間の上限を、継続して低く設定できます。

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