2020年の新型コロナウィルスの感染拡大を受けて、リモートワークを導入する企業が増加しました。その一方で、「以前よりコミュニケーションが取りにくい」「ビデオ会議による生産性低下」「ツールやファイルの乱立」（※）などリモートワークにおける生産性についての課題も浮き彫りになっています。

※ 出典：Adobe「COVID-19禍における生産性と在宅勤務に関する調査（Productivity/Work from Home Survey）」

リモート環境における課題を確認する

2020年から新しい働き方が加速した影響により様々な課題が浮き彫りになっています。自社のチームをリモートワークや、ハイブリッドワークに最適化していくために課題を確認していきます。

従来のオフィス環境で通用した仕事のやり方をリモート環境で再現しようと試みる組織の従業員は、勤務時間の60%を本来の専門スキルや戦略思考を要する業務ではなく、仕事の調整に費やしています。

業界を問わず、あらゆる規模の組織が、情報の収集や検索、アプリの切り替え、進捗会議などの「仕事のための仕事」に膨大な時間を浪費しており、年間従業員1人当たり157時間/年が失われています。（※）

※ 出典：テレワークで世界的に生産性が低下 - 主な3つの要因とは？（https://news.mynavi.jp/article/20210126-1671401/）

分散したチームでは意思疎通が難しい

リモートワークにおいては、それぞれの時間の管理の仕方や、就業場所が異なるため、定期的なコミュニケーションを取ることが難しくなっています。従来のオフィスでの雰囲気を含めたチームのつながりや、コラボレーションを生み出しにくい状態にあるといえます。

リモート環境における会議やミーティングは対面で実施する場合と異なり、事前準備や事後の共有が重要になってきます。何が起こっているか把握するために全てのWeb会議に参加する必要は低くなり、非同期での情報共有をする方法が必要となってきます。

会議の議題やメモが各自のツールにバラけている状態では整理されている状態とはいえず生産性が低下していく可能性が高くなります。沢山のプロジェクトやツールを管理し、シームレスに統合する方法を検討する必要があります。

Jicooは分散したチームのために必要な機能を提供しています。Jicooを使えば会議に時間を費やすことがなく、チームメンバーと同期をした状態でつながりを持つことができます。

朝会や定例会などを自動化して毎日や毎週の情報をアップデートします。会議に参加しなくても必要な情報はチームメンバーと共有された状態をつくることができます。

リモート環境においては非同期のコラボレーションが必要となります。Jicooのノートは、一つの場所で事前準備から、Web会議、議事録の共有までおこなうことができます。テンプレート機能もあるので、同じフォーマットで準備も簡潔に進めることができます。

会議のプロセスを一元化することにより場所に関係なく、全員が同じチームの一員であることを感じることができます。

リモート環境においてはツールによる分断も考慮しなければなりません。スケジュール管理やWeb会議ツールがシームレスにつながっている状態を作る必要があります。

JicooはGoogle、Microsoft、Slack、Zoom等ビジネスツールとシームレスにつながることによりスムーズな情報共有を実現することができます。

クイックスタートガイドの7つの簡単なステップからはじめます

具体的な実践方法を確認して自社の参考にしましょう。